Welcome to the official documentation of Flow Retail Commerce, a leading POS commerce platform for professional retailers.

What you will learn in this documentation

• Set up Flow Retail for your store or chain

• Add or import products

• Sell and handle returns

• Add various sorts of discounts

• Handle customers and loyalty

• Delivery and sending orders

• Connecting your store(s) to your online store

And much more.

The Flow Retail POS platform consists of a total of three clients:

1. Backoffice (browser)

2. Assistant (mobile phones or handheld devices)

3. Client (desktop computers (Windows/Mac) or tablets (iOS or Android)

Accessing Backoffice

Backoffice is available directly in the web browser, and so to access it you simply need to navigate to https://backoffice.flowretail.com

Installing the Assistant app

1. Go to Google Play on your Android device, or go to Apple AppStore on your iPhone

2. Search for "Flow Retail Assistant" and install the app

3. Start the app, and choose "Flow Retail Platform". Make a note of the 6-character authentication code

4. Create a new terminal in Flow Retail Backoffice, by navigating to > Stores > select the relevant store > Tills > Add new till

5. Fill in all required fields, hit Save, and go back into the defined till to add the 6-character authentication code

6. You will now be automatically authenticated in the app, and can proceed to log in with your given username and PIN (4-6 digits)

Installing the Client on Windows

1. Download and install the latest version on https://dl.flowretail.com/dist/flowretail/production/windows/flowretail-latest.exe

2. Follow steps 3-6 from above

Installing the Client on Mac

1. Download the latest version on https://dl.flowretail.com/dist/flowretail/production/macos/flowretail-latest.zip

2. Move the application file to the Applications folder on your Mac

3. Hold in the control button while starting the Flow Retail application, and allow/grant the permission coming up. You might need to do this twice

4. Follow steps 3-6 from above

Installing the Client on iPad tablets

1. Go to Apple AppStore marketplace

2. Search for "Flow Retail Client"

3. Install the app

4. Follow steps 3-6 from above

Quick version

Simply navigate to Flow Retail Backoffice using your favorite browser, then go to Users > New User, and fill in the required fields.

Make sure to choose the correct account type and access level for each user, as you will be charged depending on the account type, and as users with more access than strictly needed is normally not a good idea.

First, what is a user?

A user is a person, and a person is one specific and totally unique human on earth.

Every user needs a user account, and each user account is set up with different permissions depending on the needs for each particular user (person).

Account types

An account type is one of these: Regular employee, Employee with Backoffice access or Integration.

Below is a list of the various account types:

For each user, the following fields are available:

Access level

For each user, a general access level has to be defined.

Store-specific access

If a user should only have access to one of a few selected stores, then one can define which stores and which access level they should have in each store, respectively.

Pricing

Flow Retail is licensed on a per-user basis.

The licensing differs between the various Account types. Check our website on www.flowretail.com for more details on pricing.

Zebra DS2278 Bluetooth Barcode Scanner iPadOS Setup

Step 1: Enable iOS Enhanced Features

Step 2: Go to settings --> Bluetooth on the iPad

Step 3: Enable Bluetooth for iOS

Step 4: Pair scanner to iPad

Step 5: (optional) Ad enter key after scan

To be able to sell products, you first need to create the products.

There are several ways to create products in Flow Retail:

1. Adding the products manually

2. Importing the products from an Excel spreadsheet

3. Integrating an external system (for example an ERP or PIM system) which already has all the necessary product data with Flow Retail

In this article we cover alternative 1 - manually add the products.

Products must be added in the Flow Backoffice client.

1. Log in to backoffice.flowretail.com

   1. Make sure your user has Backoffice access and minimum Department manager

2. Go to Products > Products > New Product

3. Fill in all relevant fields and hit Save, or Save and Create New

Fields

Flow Retail has a total of three clients, each supporting a vast number of different types of devices.

Each client is optimized for its use-cases, and should be used where they fit the best. This for example means the Backofflice client should NOT be used in the till, and the Assistant app should NOT be used for product maintenance.

("The") Client

This is the main client, and which most store staff use every day.

The Client handles all sorts of sales, refunds, order handling, purchase ordering from suppliers, receievements, till management and much more.

The Client runs on most operating system and devices, including:

• Windows (native Windows installer)

• Mac (native Mac OS installer)

• iPad (native iOS installer in the Apple AppStore)

• Android tablets (native Android installer in the Google Play store)*

* will be offered upon multiple requests.

Assistant

Assistant brings Flow Retail into your pocket, letting you create sales and refunds from literally anywhere. Assistant also gives quick and efficient product lookup for stock details, it handles stock taking, order handling and delivery, basic reporting and more.

The Assistant is a mobile-optimized client, running on basically any sort of mobile and handheld devices, including:

• iPhone (native iOS installer in the Apple AppStore)

• Android (native Android installer in the Google Play store)

Most handheld devices including the world's most popular, the Zebra TC51/52, runs entirely on Android, and so Assistant works seamlessly on all such devices.

Backoffice

Backoffice is where most of the maintenance is done, from products to users and stores. General employees like sales staff normally do not need access to Backoffice.

• Backoffice is a browser-based "client", running in any modern browser.

Other clients

All the clients utilize the Flow Retail API, which is available for anyone, and so if someone would want to develop their own specific clients, then that is simply just a matter of creating an API key in getting started.

We are working on a Self-Service client, for stores which wants to offer its customers self-service (e.g checking out themselves).

What are the requirements for each of the clients?

Below is a list of all available clients, including both our requirements and recommendations.

Flow Retail Client

This is our main client, covering most features in the platform, from purchasing products and receivement, to doing the actual sales. The client also has various reports, product maintenance, and larger features like the Service system is being run through this client.

The client is available both on Windows, Mac and tablets.

Requirements

• The Windows version requires Windows 10, 11 or later

• The Mac version requires MacOS 11 or later

• The tablet version for iPad requires iOS 15 or later

• The tablet version for Android requires Android 11 or later

Flow Retail Backoffice

This client is a 100% web-based client that runs completely in your browser, and covers all general maintenance like creating or importing products, maintaining the stores, the terminals, users and much more.

Requirements, operating system

• Windows version 10, 11 or later

• MacOS version 11 or later

Requirements, browser version

• Chrome (version 90 or later)

• Firefox (version 88 or later)

• Microsoft Edge (version 90 or later)

• Safari (version 14 or later)

Flow Retail Assistant

Flow Assistant is a mobile app, installed on either your smart phone or a handheld device.

The app supports most day-to-day features like product lookup, selling, reports, inventory and product receievement.

Requirements

• Apple iOS 15 or later

• Android 11 or later

Some text goes here

Hva er Tripletex?

Tripletex er et veldig populært økonomisystem for norske selskaper i de fleste størrelser. Selskaper med mange hundre millioner i omsetning har normalt et ERP-system, og håndterer da økonomisystem-funksjonene enten i ERP-systemet (eksempelvis SAP eller Microsoft Dynamics Business Central) eller via et økonomisystem som er støttet av ERP-systemet.

Hvordan fungerer integrasjonen?

Integrasjonen mellom Flow Retail og Tripletex settes opp på èn av to forskjellige måter, og man må velge den som passer best for sitt bruk.

Integrasjonen settes opp og konfigureres per butikk, dvs at man på en tenant med flere butikker, ha Tripletex integrasjonen aktivt på den eller de butikkene man ønsker, mens andre butikker enten kjører uten regnskapsintegrasjon, eller har andre integrasjoner.

Type 1: Overføring av dagsomsetning/bunt

Dette er det mest vanlige, og følgende er støttet:

• Overføring av totalomsetningen for hver dag inn til Tripletex som ett bilag.

• Omsetning med flere momsklasser håndteres fint, og konteres til forskjellige kontoer basert på hva som er konfigurert på den aktuelle butikken.

• Mapping av hver enkelt betalingsmetode til den respektive inntektskontoen (hovedbok) i Tripletex, for enkel avstemming.

• Fakturasalg i Flow Retail overføres som faktura i Tripletex

  • Dersom EHF er aktivert i Tripletex, og det er organisasjonsnummer på firmakunden i Flow Retail, vil integrasjonen automatisk opprette fakturaen som EHF, og eventuelt sende den direkte til kunden dersom automatisk sending av faktura er aktivert i Tripletex

  • Omsetningen føres på reskontro, dvs at man i Tripletex kan se hva som er utestående på en kunde.

Type 2: Overføring av bilag for bilag

I motsetning til type 1 overføres her hvert eneste salg, også kontantsalg, som enkeltbilag inn til Tripletex.

Ettersom Tripletex har antall bilag som en faktor i sin prising så vil dette være relativt kostbart dersom man har mange salg gjennom en dag, og denne typen brukes i praksis kun i butikker der det er få bilag samt at man ønsker full kontroll på alle bilagene for hvert salg også i økonomisystemet.

Hvordan settes integrasjonen opp? Hva kreves?

Man må først etablere et kundeforhold med Tripletex. Dette gjøres på Tripletex sine nettsider.

Når man har fått på plass Tripletex må vi sette opp og konfigurere integrasjonen. Ta da kontakt med vår support så bistår vi med dette, og følger opp at integrasjonen fungerer som den skal. Dette tar normalt 1-2 uker.

What is this?

Dintero is a PSP (Payment Service Provider), which delivers a very easy-to-use and flexible payment solution that lets any merchant/store receive payments from its customers from many of the popular payment methods, including:

• Vipps (Norway)

• Vipps MobilePay (Denmark)

• Visa (both EU consumer cards and non-EU consumer cards)

• Mastercard (both EU consumer cards and non-EU consumer cards)

• Klarna

• Swish (Sweden)

• Apple Pay

• Google Pay

• Walley

• Billie

Dintero is great as a payment service to offer payment solutions like Vipps and Klarna in your store, and also as a backup-solution should your regular physical card terminals stop working.

How does it work?

When a customer comes to the store, or calls in by phone or chat, you can create a standard sale in Flow Retail, and choose Dintero as the payment method.

You will then need to enter at least either the mobile number and/or email address to the customer.

The customer then receives an SMS and/or email with a link to a Dintero payment page where they complete the payment. In the Dintero payment page, the customer choose which payment method they want to use from a list of the payment methods you as a merchant/store has decided to have enabled (this is set up in the Dintero Backoffice by yourself).

When the customer has confirmed the payment, the order is completed.

How do I get started?

1. Sign up with Dintero on their website. Remember to choose Flow Retail as your partner, so that we automatically get access to do the configuration.

2. Contact our support, and inform us which store(s) you want Dintero enabled on. This is normally done within 1-2 days. For this we will need access to your account.

   1. We will create the necessary API key and add to the Dintero extension

   2. We will configure the API keys on the relevant store(s)

   3. We will do one test sale to confirm everything is working, whereas you need to do at least another actual sale to cross-check and confirm everything works as expected

What does this cost?

The Dintero extension in Flow Retail is free of charge.

From Dintero there will be both a monthly fee and ongoing costs, depending on transaction volumes and more. Contact Dintero for more details.

What about accounting?

All payments going through Dintero is 100% handled by Dintero, so you will only receive one payout from Dintero, even though some of your customers choose to pay by Vipps, some by Klarna, and maybe some by the built-in card payment solution.

In Flow Retail there is a dedicated payment method for Dintero, and which can be assigned an accounting number, so that it is very easy to "balance out" the payments vs payouts. If you have any questions related to this, please contact either Dintero (for payouts or reports details), or us (for accounting number setup).

When selling products, it is very important to understand contribution margins (🇳🇴 dekningsbidrag), and the mechanisms around it, both to understand which sales price should be set on each product, and also to help understanding how much discounts you can offer on a specific product.

Example

In this example we follow a product all the way from being purchased to being sold, and where we will also look at how much discount you potentially can offer.

Preparations

• You purchase the product ZEISSVICTORY for NOK 1.000 ex. VAT from your supplier Zeiss Watches. Your total expense is then NOK 1.000, and everything on top of that is your profit.

• You decide to sell the product for NOK 10.000 incl VAT to your customers.

• The product has a VAT of 25%.

Finding the contribution margin: (🇳🇴 dekningsbidrag 1 or DB1)

1. To find the contribution margin we first need to remove the VAT: Net Sales Price = (Sales Price (incl. VAT) / 1 + VAT rate) = NOK 10.000 / 1,25 = NOK 8.000

2. Next we need to get the contribution margin, which is basically your profit: Contribution Margin = Net Sales Price - Cost Price = NOK 8.000 - NOK 1.000 = NOK 7.000 This means that for each product sold, NOK 7.000 is available to both cover fixed costs and generate profit.

Finding how much discount you can offer

This of course heavily depends on various factors, like how efficiently the business is being run, etc., but lets try with a relatively general example:

Since the product costs NOK 1.000 ex. VAT, you will need to add the VAT to the price, as you have to pay the VAT. The break-even price is therefore NOK 1.000 + 25% = NOK 1.250.

This means you can sell the product for NOK 1.250 and basically earn nothing. Which is normally pointless, and so you would want to add a minimum contribution margin on top of this, for lets say NOK 2.000 (to cover fixed costs, etc.). This means the lowest price you can sell for is NOK 1.000 + NOK 2.000 = NOK 3.000, and with the added VAT on top of that you get NOK 3.000 + 1,25 (25%) = NOK 3.750.

So, to ensure a certain contribution margin, you should at maximum discount the product down from NOK 10.000 to NOK 3.750, which will cover internal costs (house rental, salary, Flow Retail license, etc.) for a total amount of NOK 2.000.

Where and how can I see this in Flow Retail?

1. Add one or more products to an order (to become a sale)

2. Press cmd+b / ctrl+b in Keyboard-mode, or tap and hold DG in Touch-mode

3. You can now see the contribution margin per product, both as an amount and also as a percentage

What is a good contribution margin?

A contribution margin of 40% means that practically 40% of the revenue will go into covering the fixed costs like house rental, salary, etc., and the remaining 60% will be for variable costs, which includes purchasing the product, shipping from your supplier, and so on - and also hopefully to generate some profit on top.

The higher the contribution margin percentage, the more is left for profit.

Getting the data into the system

To get started with selling, you first need to get all required data into the system.

In most scenarios there are three (3) alternatives to get started:

1. I have an ERP system: If you already have an ERP system or PIM system with much of the data

2. I have an old POS system: Do not have If you do not have an ERP system, but you have an existing POS system you are replacing with Flow Retail

3. I have nothing: You basically have nothing, and need to get started from scratch

1) I have an ERP system

If your organization has an ERP system today and which you will continue to use, you will most likely want for that to be integrated directly with Flow Retail.

We have several ERP integrations and partners supplying ERP integrations, and very concrete recommendations on integrating an ERP system with Flow Retail, and so if that hasn't been settled yet, then simply contact us to get that ball rolling.

With an ERP integration, the work load required in Flow Retail is very limited, as most of the product maintenance and post-order management is being handled through the ERP system.

2) I only have an old POS system that I will replace with Flow Retail

If you already have some sort of POS system that you are replacing with Flow Retail, you will most likely want to get as much of the existing data as possible migrated over to Flow Retail.

In most cases, you would want to migrate the following data as a minimum:

• Products

• Prices

• Stock

• Suppliers

• Brands

• Customers

We normally do not recommend migrating previous orders, both to get a 'clean cut' and also as order data are often very unstructured and difficult and complex to migrate in a good way.

We support importing all these data from Excel spreadsheets, and will assist in getting the data migrated as best as possible.

3) I have nothing, and will start 'blank'

In this scenario you will either want to manually register all data like products "one-by-one", or you will want to prepare Excel spreadsheet import files to quicker get the data into the system.

Our general recommendation is to use the Import functionality when dealing with more than 200 'records' (one record can be seen as one product or one brand). With fewer records it is often quicker to simply register dem one-by-one.

What is a price list?

A price list is a collection of selected products where there is a set price, and optionally a start time.

Use Backoffice to configure stuff

And use Retail to sell as hell

You can also use Assistant to sell from anywhere

And Checkout is also somewhere

What is the purpose of a price list?

The purpose of a price list is to be able to have pre-defined or custom prices on various levels in the system.

A price list can be defined on both the chain itself, on each individual store, and on each individual customer.

This is another section for this docs.

Connecting the store to the net

• Connect the card terminal to the USB

• Insert something somewhere

If there are price lists active, on for example both the store and on the selected customer, then it is always the price on the "nearest" price list to the customer that will be used. So, in this case the price on the price list attached to the customer is the one being used, even if the price on the store might be lower.

Creating a new price list

Price lists are created in Backoffice.

1. Navigate to Products > Price lists

2. Create new Price list

3. Add products to the price list by searching on the SKU or name. Optionally set a start time

4. Save the Price list

Once the Price list has been created, it can be attached to either a store and/or a customer.

What is this?

The B2B extension is perfect for any store which has "agreement customers", like for example a company with an agreed due date on invoices, one or multiple contact persons, a limit in terms of spending, following up on invoice payments, and more.

What features are included?

• A new customer type: B2B (Norwegian: "Avtalekunde"), which comes as an addition to the default customer types "Private" and "Company"

• Create an unlimited number of contact persons to a B2B customer, with the following fields:

  • First name

  • Last name

  • Email

  • Phone

• Set a pre-defined due date on invoice payments

  • Example: "45 [days]"

• Set a pre-defined Credit Limit

  • Example: "20000 [NOK]"

• List all sales/invoices for a B2B customer

• Add a manual payment to an invoice, including adding an optional reference

  • Example: The customer pays an invoice through your accounting system solution, and you want to manually register that specific payment on the actual sale in Flow Retail

• Make a payment of an invoice with any of the other existing payment methods

  • Example: The B2B customer comes into the store, and want to pay an invoice by credit card

How do we get started?

Enabling and setting up the B2B extension is normally done within 1-2 days, however there might be details related to the accounting system that needs to be addressed.

Contact sales to get more details on pricing.

KID and EHF invoices

The B2B extension works seamlessly together with the KID and the EHF extensions, for stores that issues out many invoices, and dont use an accounting system integration.

Introduksjon

Dette dokumentet beskriver varetelling i Flow Retail. Merk at varetelling medfører oppdateringer av lageret og det er derfor viktig at det gjøres så nøye som mulig.

Hvorfor må vi ha varetelling?

For mest mulig effektiv drift

Lagerbeholdningen i en butikk er alltid i bevegelse, med produkter inn (innkjøp) og ut (salg) hver eneste dag, og der det kan oppstå avvik dersom man ikke gjør det skikkelig hver eneste gang. I tillegg kan det forekomme svinn i form av produkter som går i stykker eller blir stjålet.

For å kunne operere mest mulig effektivt i det daglige er det viktig at lagerbeholdningen systemet sier det skal være, stemmer.

For et mest mulig korrekt regnskap

I tillegg er det et regnskapsmessig krav at lagerverdien registreres som en del av balansen i årsavslutningen. Kostprisen (varekostnaden) på alle produktene summeres opp og gir en lagerverdi. Varetellingen vil gi ut rapport på hva lagerverdien var før tellingen, og hva den er etter tellingen når beholdningen er oppdatert til det reelle antallet. I Norge føres varelageret (eiendel) på debet konto 1460 mens beholdningsendringen (differansen, i praksis tapet) føres på kredit konto 4090 (beholdningsendring). Debet 7800 brukes til å føre på beholdningsavvik/svinn, mens debet 7805 brukes til nedskrivning av varelager.

Varetellingen består av tre steg

1) Opprettelse av tellingen (Flow Backoffice), 2) Selve tellingen (Flow Asisstant), og 3) Verifisering og oppdatering av telleresultatet (Flow Backoffice).

Nedenfor er beskrevet de forskjellige stegene i detalj.

1 - Opprette ny telling

1. Gå til Backoffice

2. Opprett ny varetelling

   1. Gå til Produkter > Varetelling, og velg butikk og lager du ønsker å telle på

   2. Velg Ny varetelling

      1. Skriv en informativ beskrivelse, f.eks. “Telling TV Samsung w52 2025

      2. Velg type

         1. Alle produkter = Velg denne når du skal telle HELE butikken. Såfremt man ikke skal ha en komplett varetelling av hele butikken mens den er stengt, frarådes å velge denne. Du kan eventuelt velge å kun ta med varer som har beholdning i systemet fra før, men da vil du potensielt ikke få talt de produktene som i praksis finnes i butikken men som står til 0 i beholdning.

         2. Utvalgte = Velg utvalgte produkter, fra enkeltprodukter, til spesifikk(e) merke(r), til spesifikk(e) produktgruppe(r)
         3. Når alle produktene du ønsker å telle er lagt til, velger du “Start” øverst. Når du har bekreftet at du ønsker å gå i gang med tellingen vil videre arbeid skje i Flow Assistant appen på en håndterminal eller mobil (Android / iPhone).

2 - Den fysiske varetellingen

Den praktiske fysiske varetellingen utføres med Flow Assistant på håndterminaler eller mobiltelefoner med appen installert.

1. Start Flow Assistant appen på en håndterminal eller mobiltelefon der den er installert.

   1. Appen finnes på Google Play og Apple AppStore. Søk på “Flow Assistant”. For å onboarde klienten på din butikk må du få hjelp av en bruker med tilgang til Backoffice og som kan opprette nye terminaler/devicer.

2. Velg Mer > Varetelling

3. Velg aktuelt lager, og velg deretter den tellingen du ønsker å jobbe med

4. Tell varene ved å scanne dem eller skrive varekoden. Registrer det aktuelle antallet enten ved å skrive tallet eller bruke +/- til å justere.

Merk at du kan velger filter-ikonet ved søke-feltet, og for eksempel skjule alle produktene som er registrert på din telle-enhet.

Registrere avviksmelding under telling

Du kan også registrere en avviksmelding mens du teller, for eksempel dersom du har talt 20 stk men ser at den ene er ødelagt.

Legg da inn 20 og skriv melding at den ene er ødelagt.

Den som ser over og kontrollerer tellingen i Flow Backoffice etterpå vil da kunne se denne meldingen, og ta en vurdering på om den skal tas med eller droppes.

Fullfør tellingen ved å registrere telleresultatet

Når du er ferdig med å telle, velg “Registrer”.

Dette vil sende det talte resultatet inn til tellelisten i Flow Retail.

3 - Kontroll + oppdatering av lagerbeholdning

Inne på lagertellingen i Backoffice kan man se hva som er talt, diff og liknende. Merk at Assistant-klientene må trykke "Registrer" for at man skal se den talte beholdningen i Backoffice.

Sett tellingen i Kontroll

Når man mener man har talt alt må tellingen settes i kontroll ved å velge “Sett i kontroll”. Ingen kan da gjøre videre telling på den aktuelle tellingen. Du kan når som helst gjenoppta en telling som er satt i kontroll ved å velge "Gjenoppta".

Filtrer ut de som har diff, eller last ned PDF/Excel (“Last ned som fil” oppe til høyre) for å se gjennom om tellingen ser grei ut.

Fullfør tellingen

Når man har registrert aktuell beholdning på alle produktene innenfor en varetelling må man oppdatere lagerbeholdningen i systemet.

Velg "Fullfør" for å gjøre dette.

Omtelling

Før du velger "Fullfør" i forrige steg kan du velge å flytte de produktene som virker ut til å potensielt være enten talt feil eller som av andre årsaker må sjekkes over på en ny telling, en såkalt omtelling.

Dette er i praksis en ny telling, men da med et mindre antall produkter.

Marker de aktuelle produktene, og velg “Opprett en omtelling med x vare(r)”.

Omtellingen bør ha langt færre produkter.

Tell deretter produktene i omtellingen på vanlig måte, ved å sette tellingen til “Start”, og hente den opp i Flow Assistant.

Noen tips når man teller

• Fordel tydelig hvem som teller hvilke hyller og/eller produktgrupper

• Samme produkt kan i mange tilfeller ligge på forskjellige steder (ikke nok plass i hyllene eller kunder "flytter" produktene rundt i butikken ved at de angrer og bare legger produktet ifra seg en tilfeldig plass). Systemet håndterer dette fint, dvs at forskjellige personer kan telle samme produkt, og så summeres det opp når de er registrert inn, men det kan være at man ønsker å rydde og flytte varene når man først teller, og at en annen person da teller dette ekstra

• Merk produktene eller hyllene når de er ferdig talt, for eksempel ved å feste en Post-it-lapp på de hyllene eller kassene som er talt

• Unngå å utføre varetelling mens butikken er åpen. Det blir raskt uoversiktlig når kunder samtidig henter produkter fra hyllene

Flere spørsmål?

Varetelling er noe mange bare gjør èn gang i året (ved årsavslutning), og således glemmer man litt hvordan det gjøres. Les dokumentasjonen èn gang til, og dersom du fortsatt behøver hjelp er det bare å kontakte kundeservice. De som har utvidet serviceavtale kan også ringe vår vakttelefon som er betjent på helligdager.

Adding product images to your products is great for several reasons:

• Very easy for sales staff to be sure to select the correct product.

• Being able to show images of a specific product to the customer in front of them.

• Automatically syncing the product images to for example your webshop, so that the images can be maintained from one place (Flow Retail).

• Display the product images on offers sent to the customers, or simply on the A4 PDF receipts.

Flow Retail fully supports an unlimited number of product images per product, including defining one featured/cover image.

Adding images to products

1. Go to Backoffice > Products, select a product, and choose the Mediatab:

1. Either choose "Upload Image" (NO: "Last opp bilde") or "Add from URL" (NO: "Legg til bilde fra URL")

   1. Upload Image. Choose an image from your local computer. Remember to use JPEG-format!

   2. Add from URL. If you have the images on a publicly availably URL, you can simply paste in the full URL, and Flow Retail will preserve the URL and display it in all clients. Note that this option will NOT download and insert the actual "physical" image into Flow Retail, and if you delete it from the source origin, or the filename or path changes, it wont display in Flow Retail.

1. Choose whether you want to use the image as the main/cover/featured image or just as a regular image alongside the others.

Displaying the images in the client

The images will be displayed in most places where products are listed.

Sales section

You can also browse through the images if there are multiple. Simply select the product and choose "Media" in the left menu. You can use left/right-arrows to scroll through the images.

Offers

Product images will also be displayed in offers:

Searching for a product is very easy.

What is this?

KID, a Norwegian abbreviation for "Kunde-ID", is a banking/payment feature that Norwegian banks use to identify invoice payments.

By enabling KID, invoice payments will be assigned a unique "KID number" on the invoice, which in turn a specific customer enters when they pay the invoice in their bank.

How do I set up KID support?

1. Enable the KID extension

   Contact us to have it enabled. Note that most extensions has an added monthly cost.

2. Configure the KID mask

   The KID mask can consist of n, c, or fixed numbers. It can have a minimum of 1 character and a maximum of 24 characters (KID can be a maximum of 25 characters in total).

   1. Key Elements:

      1. n: Represents the voucher number, invoice number, or document number

      2. c: Represents the customer number or account number.

      3. Combination: The KID can be a combination of n, c, and fixed numbers.

   2. Examples:

      1. Example 1: You want the KID to be nine characters long and consist only of the invoice number.

         1. Use the mask: nnnnnnnn.

         If the invoice number is shorter than eight characters, leading zeros will be added to make it eight digits. A control digit will then be appended at the end.

      2. Example 2: You want the KID to consist of four characters from the customer number and four characters from the invoice number.

         1. Use the mask: ccccnnnn.

      3. Example 3: You want the KID to start with the number 5, followed by six digits from the invoice number.

         1. Use the mask: 5nnnnnn.

   This flexible masking system ensures that the KID is generated consistently and meets your specific requirements.

3. Choose the Modulus Type In most cases this should be "MOD10", so unless you have very specific needs, simply type MOD10 in this field, and you should be good to go.

4. Thats it! When creating new sales with the payment method Invoice, every invoice should now get its unique KID assigned to it (and displayed in the invoice PDF)

Notes

• If you are using an accounting system integration, it is very important that the KID mask is aligned with whatever your acocunting system use.

• This feature only adds the KID to the invoices. You need to make sure to check for payments in the bank, and register the payments manually.

Setting a Fixed Gross Margin for a product

To set a fixed gross margin for products, such as “Miscellaneous Brown Goods,” create a product with the following settings:

1. Type: Non-inventory

1. RRP (Recommended Retail Price): 0 When an item has a price of 0, each time it is added to an order, a dialog will prompt you to enter the desired price.

1. Markup Factor: The factor you want to apply, for example 1.25 to set the profit margin to 0, if there is a 25% VAT on the product.

A supplier is important for all products, as its used on purchase orders and blbla.

What is this?

The Arts extension helps you sell arts and other commission-based products, with reports for handling art fees, commission payouts and much more.

Hva er inkludert i Arts extension?

Kort oppsummert lar Arts extensionen deg selge kunst-produkter med de krav myndighetene stiller i forhold til kunstavgift og annen rapportering. I tillegg er det funksjonalitet for å kunne regne ut provisjon (commission) for kunst-salg, og herunder også generere utbetalingsbilag til kunstnere ved salg av kunst, samt relevante rapporter for å danne grunnlag for registrering inn til relevante myndigheter.

Hva er ikke inkludert i Arts extension?

• Integrasjon mot systemer fra myndigheter og andre som måtte kreve innsikt i kunstsalg. Dette må man selv besørge registrert inn i relevante systemer, gjerne med grunnlag basert på det Arts extension gir

• Automatikk i utbetaling til kunstnere. Arts extension gir ut data man kan bruke som grunnlag for utbetalinger, men selve utbetalingene må man selv besørge

Oppsett av Arts extension

Selve Arts extension må aktiveres av Flow personell. Videre oppsett av Arts extension er relativt enkel, men det er viktig at det gjøres korrekt, og vi anbefaler derfor at vi bistår i dette.

Opprett produktgruppe for kunst-produkter

Kunst-produkter er i praksis som alle andre lagerstyrte produkter man selger, men det er spesielle behandlingsregler på kunst-produkter så det kreves at de ligger i en spesiell produktgruppe.

1. Opprett derfor en produktgruppe "Kunst" eller "Formidlingssalg" der alle kunst-produkter vil bli lagt inn

2. Legg inn "Uid" til denne produktgruppen i oppsettet til Arts extension

Opprett produkt for kunstavgift

Når man selger kunst legges automatisk på kunstavgift på ordren. Denne avgiften er et eget produkt. Dersom man fjerner kunst-produktet fra ordren vil avgift-"produktet" også automatisk fjernes.

1. Opprett et nytt produkt med produkttype "Ikke fysisk". Kall produktet "Kunstavgift 5%". Legg det i en annen produktgruppe enn kunst-produktene, for eksempel en produktgruppe kalt "Avgift og gebyrer"

2. Gå til oppsettet av Arts extension, og skriv inn "Uid" for kunstavgift-produktet, hvilken moms-prosent det skal ha (default = 5%, som ikke bør endres til noe annet uten at det er sjekket nøye) samt legg inn minstebeløp på produkt for at kunstavgift skal legges til (default = NOK 2000, som ikke bør endres til noe annet uten at det sjekkes nøye). Produkter som koster under kr 2000 vil ikke få kunst-avgift lagt til seg, og dette er per 2025 gjeldende for salg av kunst i Norge

Oppsett av inntektsandel til kunstner og provisjon

Når man selger kunst skal man normalt motta en provisjon på salget. Når Arts extension er aktiv, og man oppretter eller lagrer et produkt i "Kunst-produkter"-produktgruppen, vil produktet automatisk få satt den aktuelle inntektsandelen i prosent som er satt i oppsettet, såfremt man ikke velger å skrive en egen for det aktuelle produktet.

1. Gå til oppsettet av Arts extension og sett en standard inntektsandel til kunstner i prosent (default = 60)

2. Overstyr denne til det du ønsker på de aktuelle produktene

Eksempel:

Et kunstverk koster 10.000 (pris bestemt av kunstneren).

Det er avtalt 40% provisjon til butikken/galleriet som selger kunstverket.

Det er 5% pålagt kunst-avgift.

Kunden betaler 10.000 + 5% (500) = 10.500.

Galleriet får 4.000 (40% av 10.000) i provisjon.

Kunstneren mottar 6.000, som i praksis blir butikken/galleriets innkjøpspris for produktet.

Opprettelse av kunst-produkter

Før du oppretter kunst-produktene må du opprette en leverandør per kunstner, da kunstnerne er definert som leverandører. Det er krav om merke på alle produkter, og hver kunstner må derfor også opprettes som et eget merke.

1. Kunst-produkter er som tidligere beskrevet i utgangspunktet helt vanlige lagerstyrte produkter, og der det viktigste man må tenke på er å opprettet produktene i "Kunst-produkter"-produktgruppen

2. Skriv navn og annen nødvendig inforamasjon på kunst-produktet, samt veiledende salgspris

Du er nå klar til å selge kunst!

Rapporter til kunstner og myndigheter

Rapport til kunstnere + Formidlingssalg-rapport

Alle kunstnere kan til enhver tid få tilsendt en oversiktlig rapport basert på en gitt periode over hva som er på lager i butikken/galleriet, både hvilke produkter (kunstverk) og hva lagerbeholdningen er, samt hva som eventuelt er solgt i den aktuelle perioden. Denne rapporten kan enten lastes ned eller sendes direkte på mail til kunstneren (dersom de har en gyldig epost-adresse registrert på seg som leverandør).

I tillegg produseres en Formidlingssalg-rapport, som er ment til internt bruk samt rapportering til relevante myndigheter. Denne rapporten inneholder alle salgsbilagene, med dato, hvilke varer det gjelder, fullpris, salgspris, kostpris samt bruttomargin i prosent og kroner.

Slik genereres disse rapportene:

1. Gå til Backoffice > Kunst > Kunstprovisjon

2. Velg butikk (galleri)

3. Velg kunster (leverandør). Her kan det legges til flere

4. Velg produktgruppe for hvor kunst-produktene er

5. Velg fra-til dato

6. "Vis kunstnere med salg" eller "Last ned rapporter"

Dette vil generere èn ZIP-fil per kunstner (leverandør), med rapporten til kunstneren samt en egen intern rapport "Formidlingssalg".