Flow Retail gives you full control over inventory and cost of goods across your entire company, and is designed to seamlessly manage both physical stores and e-commerce, providing real-time insight into stock levels, purchasing, and product value.

This documentation provides an overview of how to efficiently use Flow Retail’s features to ensure accurate inventory management and financial control.

There are many ways to add stock to a product.

1. Creating a Purchase order, and doing a Receivement of the products when they arrive

2. Importing from spreadsheets

3. Doing a Stocktaking / inventory count

4. Setting a stock directly onto a product

5. Move products (stock) from another store/warehouse

6. Receiving stock via an API integration, typically from an ERP system

1. Purchase order / Receivement

This is the most common way to register stock.

Simply follow the guides under the Purchasing section.

As soon as you make a receivement of the relevant quantities on the purchase order, the stock is being updated.

2. Importing from spreadsheets

This is the easiest and best way to update the stock on a larger amount of products.

Required columns in the spreadsheet:

• SKU / itemcode

• Quantity

• Average cost price

The stock must be imported to a specific warehouse (in Flow Retail, one physical store can have many warehouses, e.g. "Store warehouse", "B-Items", "Return Goods", etc.

Learn more about this under the Importing data section.

3. Doing a Stocktaking

Stocktaking is an easy way to set a new stock for a large set of products.

A stocktaking will update the stock as soon as it has been confirmed.

Learn more about this under the Stocktaking section.

4. Setting a stock directly

If you quickly need to set the stock for one specific product, using the Inventory management.

In the client, simply go to Products, search up the product, and choose Inventory Management, and choose one of the four available functions:

A. Stock removal

This reduces the stock with the quantity registered. Lets say you have 47 in stock, and want to reduce with 1, to a total of 46, because you want to use one product as for example a give-away, or it has been stolen and wont be able to be returned.

B. Set new stock quantity

This sets the total stock of the product to the quantity registered. Lets say you had 2 in stock, and you found you had a total of 5 of the given product. Then simply register 5, to have the stock be increased from 2 to 5.

C. Set new cost price

This sets a new average cost price. Use with caution, as the cost price for a any givene product is used across the system for earning reports and more.

D. Inventory transfer

This lets you move a specific quantity from one warehouse to another.

This should normally only be used for stock transfers within one physical store. It is recommended to use the Internal Ordering functionality for moving stock between physical stores.

Move stock from one store/warehouse to another

Either use the Inventory transfer as mentioned above (when moving stock across warehouses within a store), or use the Internal ordering functionality (when moving stock across physical stores).

Receiving stock via an API integration

There are multiple APIs to update the stock in Flow Retail: One-product-at-a-time, bulk/batch updates, by sending in goods receipts, and more.

If you have an ERP system, it is normal to let the ERP system be the master of the inventory, and have it be integrated with the relevant APIs.

For more details on the API integration and recommendations, please contact one of our integration specialists.

Introduksjon

Dette dokumentet beskriver varetelling i Flow Retail. Merk at varetelling medfører oppdateringer av lageret og det er derfor viktig at det gjøres så nøye som mulig.

Hvorfor må vi ha varetelling?

For mest mulig effektiv drift

Lagerbeholdningen i en butikk er alltid i bevegelse, med produkter inn (innkjøp) og ut (salg) hver eneste dag, og der det kan oppstå avvik dersom man ikke gjør det skikkelig hver eneste gang. I tillegg kan det forekomme svinn i form av produkter som går i stykker eller blir stjålet.

For å kunne operere mest mulig effektivt i det daglige er det viktig at lagerbeholdningen systemet sier det skal være, stemmer.

For et mest mulig korrekt regnskap

I tillegg er det et regnskapsmessig krav at lagerverdien registreres som en del av balansen i årsavslutningen. Kostprisen (varekostnaden) på alle produktene summeres opp og gir en lagerverdi. Varetellingen vil gi ut rapport på hva lagerverdien var før tellingen, og hva den er etter tellingen når beholdningen er oppdatert til det reelle antallet. I Norge føres varelageret (eiendel) på debet konto 1460 mens beholdningsendringen (differansen, i praksis tapet) føres på kredit konto 4090 (beholdningsendring). Debet 7800 brukes til å føre på beholdningsavvik/svinn, mens debet 7805 brukes til nedskrivning av varelager.

Varetellingen består av tre steg

1) Opprettelse av tellingen (Flow Backoffice), 2) Selve tellingen (Flow Asisstant), og 3) Verifisering og oppdatering av telleresultatet (Flow Backoffice).

Nedenfor er beskrevet de forskjellige stegene i detalj.

1 - Opprette ny telling

1. Gå til Backoffice

2. Opprett ny varetelling

   1. Gå til Produkter > Varetelling, og velg butikk og lager du ønsker å telle på

   2. Velg Ny varetelling

      1. Skriv en informativ beskrivelse, f.eks. “Telling TV Samsung w52 2025

      2. Velg type

         1. Alle produkter = Velg denne når du skal telle HELE butikken. Såfremt man ikke skal ha en komplett varetelling av hele butikken mens den er stengt, frarådes å velge denne. Du kan eventuelt velge å kun ta med varer som har beholdning i systemet fra før, men da vil du potensielt ikke få talt de produktene som i praksis finnes i butikken men som står til 0 i beholdning.

         2. Utvalgte = Velg utvalgte produkter, fra enkeltprodukter, til spesifikk(e) merke(r), til spesifikk(e) produktgruppe(r)

            1. Velg aktuell(e) produkt(er) du vil telle:

         3. Når alle produktene du ønsker å telle er lagt til, velger du “Start” øverst. Når du har bekreftet at du ønsker å gå i gang med tellingen vil videre arbeid skje i Flow Assistant appen på en håndterminal eller mobil (Android / iPhone).

2 - Den fysiske varetellingen

Den praktiske fysiske varetellingen utføres med Flow Assistant på håndterminaler eller mobiltelefoner med appen installert.

1. Start Flow Assistant appen på en håndterminal eller mobiltelefon der den er installert.

   1. Appen finnes på Google Play og Apple AppStore. Søk på “Flow Assistant”. For å onboarde klienten på din butikk må du få hjelp av en bruker med tilgang til Backoffice og som kan opprette nye terminaler/devicer.

2. Velg Mer > Varetelling

3. Velg aktuelt lager, og velg deretter den tellingen du ønsker å jobbe med

4. Tell varene ved å scanne dem eller skrive varekoden. Registrer det aktuelle antallet enten ved å skrive tallet eller bruke +/- til å justere.

Merk at du kan velger filter-ikonet ved søke-feltet, og for eksempel skjule alle produktene som er registrert på din telle-enhet.

Registrere avviksmelding under telling

Du kan også registrere en avviksmelding mens du teller, for eksempel dersom du har talt 20 stk men ser at den ene er ødelagt.

Legg da inn 20 og skriv melding at den ene er ødelagt.

Den som ser over og kontrollerer tellingen i Flow Backoffice etterpå vil da kunne se denne meldingen, og ta en vurdering på om den skal tas med eller droppes.

Fullfør tellingen ved å registrere telleresultatet

Når du er ferdig med å telle, velg “Registrer”.

Dette vil sende det talte resultatet inn til tellelisten i Flow Retail.

3 - Kontroll + oppdatering av lagerbeholdning

Inne på lagertellingen i Backoffice kan man se hva som er talt, diff og liknende. Merk at Assistant-klientene må trykke "Registrer" for at man skal se den talte beholdningen i Backoffice.

Sett tellingen i Kontroll

Når man mener man har talt alt må tellingen settes i kontroll ved å velge “Sett i kontroll”. Ingen kan da gjøre videre telling på den aktuelle tellingen. Du kan når som helst gjenoppta en telling som er satt i kontroll ved å velge "Gjenoppta".

Filtrer ut de som har diff, eller last ned PDF/Excel (“Last ned som fil” oppe til høyre) for å se gjennom om tellingen ser grei ut.

Fullfør tellingen

Når man har registrert aktuell beholdning på alle produktene innenfor en varetelling må man oppdatere lagerbeholdningen i systemet.

Velg "Fullfør" for å gjøre dette.

Omtelling

Før du velger "Fullfør" i forrige steg kan du velge å flytte de produktene som virker ut til å potensielt være enten talt feil eller som av andre årsaker må sjekkes over på en ny telling, en såkalt omtelling.

Dette er i praksis en ny telling, men da med et mindre antall produkter.

Marker de aktuelle produktene, og velg “Opprett en omtelling med x vare(r)”.

Omtellingen bør ha langt færre produkter.

Tell deretter produktene i omtellingen på vanlig måte, ved å sette tellingen til “Start”, og hente den opp i Flow Assistant.

Noen tips når man teller

• Fordel tydelig hvem som teller hvilke hyller og/eller produktgrupper

• Samme produkt kan i mange tilfeller ligge på forskjellige steder (ikke nok plass i hyllene eller kunder "flytter" produktene rundt i butikken ved at de angrer og bare legger produktet ifra seg en tilfeldig plass). Systemet håndterer dette fint, dvs at forskjellige personer kan telle samme produkt, og så summeres det opp når de er registrert inn, men det kan være at man ønsker å rydde og flytte varene når man først teller, og at en annen person da teller dette ekstra

• Merk produktene eller hyllene når de er ferdig talt, for eksempel ved å feste en Post-it-lapp på de hyllene eller kassene som er talt

• Unngå å utføre varetelling mens butikken er åpen. Det blir raskt uoversiktlig når kunder samtidig henter produkter fra hyllene

Flere spørsmål?

Varetelling er noe mange bare gjør èn gang i året (ved årsavslutning), og således glemmer man litt hvordan det gjøres. Les dokumentasjonen èn gang til, og dersom du fortsatt behøver hjelp er det bare å kontakte kundeservice. De som har utvidet serviceavtale kan også ringe vår vakttelefon som er betjent på helligdager.