Stock taking

This documentation is currently only available in Norwegian. If you need an english version, please contact us or use a translation service.

Introduksjon

Dette dokumentet beskriver varetelling i Flow Retail. Merk at varetelling medfører oppdateringer av lageret og det er derfor viktig at det gjøres så nøye som mulig.

Hvorfor må vi ha varetelling?

For mest mulig effektiv drift

Lagerbeholdningen i en butikk er alltid i bevegelse, med produkter inn (innkjøp) og ut (salg) hver eneste dag, og der det kan oppstå avvik dersom man ikke gjør det skikkelig hver eneste gang. I tillegg kan det forekomme svinn i form av produkter som går i stykker eller blir stjålet.

For å kunne operere mest mulig effektivt i det daglige er det viktig at lagerbeholdningen systemet sier det skal være, stemmer.

For et mest mulig korrekt regnskap

I tillegg er det et regnskapsmessig krav at lagerverdien registreres som en del av balansen i årsavslutningen. Kostprisen (varekostnaden) på alle produktene summeres opp og gir en lagerverdi. Varetellingen vil gi ut rapport på hva lagerverdien var før tellingen, og hva den er etter tellingen når beholdningen er oppdatert til det reelle antallet. I Norge føres varelageret (eiendel) på debet konto 1460 mens beholdningsendringen (differansen, i praksis tapet) føres på kredit konto 4090 (beholdningsendring). Debet 7800 brukes til å føre på beholdningsavvik/svinn, mens debet 7805 brukes til nedskrivning av varelager.

Varetellingen består av tre steg

1) Opprettelse av tellingen (Flow Backoffice), 2) Selve tellingen (Flow Asisstant), og 3) Verifisering og oppdatering av telleresultatet (Flow Backoffice).

Nedenfor er beskrevet de forskjellige stegene i detalj.

1 - Opprette ny telling

Vi anbefaler å ta ut en lagerrapport før telling. Dette gjør du i Backoffice > Rapporter > Lagerrapport

1. Gå til Backoffice

2. Opprett ny varetelling

   1. Gå til Produkter > Varetelling, og velg butikk og lager du ønsker å telle på

   2. Velg Ny varetelling

      1. Skriv en informativ beskrivelse, f.eks. “Telling TV Samsung w52 2025

      2. Velg type

         1. Alle produkter = Velg denne når du skal telle HELE butikken. Såfremt man ikke skal ha en komplett varetelling av hele butikken mens den er stengt, frarådes å velge denne. Du kan eventuelt velge å kun ta med varer som har beholdning i systemet fra før, men da vil du potensielt ikke få talt de produktene som i praksis finnes i butikken men som står til 0 i beholdning.

         2. Utvalgte = Velg utvalgte produkter, fra enkeltprodukter, til spesifikk(e) merke(r), til spesifikk(e) produktgruppe(r)

            1. Velg aktuell(e) produkt(er) du vil telle:
         3. Når alle produktene du ønsker å telle er lagt til, velger du “Start” øverst. Når du har bekreftet at du ønsker å gå i gang med tellingen vil videre arbeid skje i Flow Assistant appen på en håndterminal eller mobil (Android / iPhone).

2 - Den fysiske varetellingen

Den praktiske fysiske varetellingen utføres med Flow Assistant på håndterminaler eller mobiltelefoner med appen installert.

Anbefaling: Bruk en håndterminal med integrert strekkodeleser. Selv om Flow Assistant fungerer på mobil og kan skanne produkter ved hjelp av kameraet, er dette betydelig mindre effektivt enn å bruke en dedikert håndterminal

1. Start Flow Assistant appen på en håndterminal eller mobiltelefon der den er installert.

   1. Appen finnes på Google Play og Apple AppStore. Søk på “Flow Assistant”. For å onboarde klienten på din butikk må du få hjelp av en bruker med tilgang til Backoffice og som kan opprette nye terminaler/devicer.

2. Velg Mer > Varetelling

3. Velg aktuelt lager, og velg deretter den tellingen du ønsker å jobbe med

4. Tell varene ved å scanne dem eller skrive varekoden. Registrer det aktuelle antallet enten ved å skrive tallet eller bruke +/- til å justere.

Merk at du kan velger filter-ikonet ved søke-feltet, og for eksempel skjule alle produktene som er registrert på din telle-enhet.

Tips: trykk på antallet og skrive inn direkte et tall, istedenfor å trykke på + tegnet mange ganger.

Registrere avviksmelding under telling

Du kan også registrere en avviksmelding mens du teller, for eksempel dersom du har talt 20 stk men ser at den ene er ødelagt.

Legg da inn 20 og skriv melding at den ene er ødelagt.

Den som ser over og kontrollerer tellingen i Flow Backoffice etterpå vil da kunne se denne meldingen, og ta en vurdering på om den skal tas med eller droppes.

Fullfør tellingen ved å registrere telleresultatet

Når du er ferdig med å telle, velg “Registrer”.

Dette vil sende det talte resultatet inn til tellelisten i Flow Retail.

Merk at beholdningen IKKE blir oppdatert på butikken selv om du registrerer telleresultatet fra håndterminalen. Registreringen sender bare inn den talte beholdningen inn til varetellingen i Backoffice, der den blir kontrollert og til slutt brukt til å oppdatere lagerbeholdningen i butikken.

Tips: Merk at du kan registrere telleresultatet så ofte du vil, som kan være greit å gjøre med jevne mellomrom, i tilfelle enheten blir ødelagt eller plutselig går tom for batteri, eller den som styrer selve tellingen vil se på status på hva som er talt.

3 - Kontroll + oppdatering av lagerbeholdning

Inne på lagertellingen i Backoffice kan man se hva som er talt, diff og liknende. Merk at Assistant-klientene må trykke "Registrer" for at man skal se den talte beholdningen i Backoffice.

Sett tellingen i Kontroll

Når man mener man har talt alt må tellingen settes i kontroll ved å velge “Sett i kontroll”. Ingen kan da gjøre videre telling på den aktuelle tellingen. Du kan når som helst gjenoppta en telling som er satt i kontroll ved å velge "Gjenoppta".

Filtrer ut de som har diff, eller last ned PDF/Excel (“Last ned som fil” oppe til høyre) for å se gjennom om tellingen ser grei ut.

Fullfør tellingen

Når man har registrert aktuell beholdning på alle produktene innenfor en varetelling må man oppdatere lagerbeholdningen i systemet.

Velg "Fullfør" for å gjøre dette.

Merk at denne operasjonen vil oppdatere beholdningen på samtlige produkter på tellingen. De produktene på tellingen det ikke er registrert noe beholdning på vil få satt 0 som lagerbeholdning.

Man kan eventuelt velge å fjerne utvalgte produkter fra en telling dersom man ikke ønsker at beholdningen skal bli satt til 0.

Omtelling

Før du velger "Fullfør" i forrige steg kan du velge å flytte de produktene som virker ut til å potensielt være enten talt feil eller som av andre årsaker må sjekkes over på en ny telling, en såkalt omtelling.

Dette er i praksis en ny telling, men da med et mindre antall produkter.

Merk at vi generelt anbefaler å ikke kjøre omtelling, men heller prøve å få talt alt på den opprinnelige tellingen. Man får ved å ha alt på èn telling ut èn totalrapport for alt innenfor det man skal telle, istedenfor flere forskjellige rapporter (som er tilfelle ved omtelling).

Marker de aktuelle produktene, og velg “Opprett en omtelling med x vare(r)”.

Omtellingen bør ha langt færre produkter.

Tell deretter produktene i omtellingen på vanlig måte, ved å sette tellingen til “Start”, og hente den opp i Flow Assistant.

Noen tips når man teller

• Fordel tydelig hvem som teller hvilke hyller og/eller produktgrupper

• Samme produkt kan i mange tilfeller ligge på forskjellige steder (ikke nok plass i hyllene eller kunder "flytter" produktene rundt i butikken ved at de angrer og bare legger produktet ifra seg en tilfeldig plass). Systemet håndterer dette fint, dvs at forskjellige personer kan telle samme produkt, og så summeres det opp når de er registrert inn, men det kan være at man ønsker å rydde og flytte varene når man først teller, og at en annen person da teller dette ekstra

• Merk produktene eller hyllene når de er ferdig talt, for eksempel ved å feste en Post-it-lapp på de hyllene eller kassene som er talt

• Unngå å utføre varetelling mens butikken er åpen. Det blir raskt uoversiktlig når kunder samtidig henter produkter fra hyllene

Vi anbefaler å kjøre løpende varetelling gjennom hele året. Man kan da kjøre en forenklet varetelling rundt nyttår på de produktgruppene man er usikker på status på, og i mange tilfeller droppe varetelling fullstendig.

Flere spørsmål?

Varetelling er noe mange bare gjør èn gang i året (ved årsavslutning), og således glemmer man litt hvordan det gjøres. Les dokumentasjonen èn gang til, og dersom du fortsatt behøver hjelp er det bare å kontakte kundeservice. De som har utvidet serviceavtale kan også ringe vår vakttelefon som er betjent på helligdager.